こんにちは梅田です。
コクヨのクリアファイル「コクヨ ファイル インデックスホルダー KaTaSu(カタス)」（以下、KaTaSu)を2018年2月頃から使い始め、半年経ちました。
使い始めて2ヶ月頃(2018年4月)に書いたこの記事に、「具体的な使用例」と「微々たる弱点」を追記しました。
このKaTaSu(カタス)ですが、クリアファイルから飛び出た耳(約2cmx約4cm)にインデックスを付け、立てて収納する事により何処に何が有るか分かる商品です。
今までの私は書類受けトレーで平積み
私の場合、机の上で書類が積み上がってまうのが苦手です。
どこに有ったっけ？と探す時間が勿体ないからです。
そのため以下の写真のように、ダイソーで１つ108円で買ってきた書類受けトレーを自分の机の後ろに置いて整理しております。いま数えてみたら200個ぐらいあります。
このように書類受けトレーを増やす事により、どこにどの仕事・分野の書類が有るかは分かるようになりました。
しかし、書類受けの中では書類は平積みなので、手に取った束からお目当ての書類をペラペラとめくって探す必要が有るのです。
そこでKaTaSu(カタス)を導入
KaTaSu(カタス)の仕組み
パソコン上のデジタルファイルは、ファイル名やフォルダ名を付けねば「新しいフォルダ」のように何が入って居るか分からない状態になってしまいます。そのため、知らぬうちに名前を付ける習慣が身についていると思います。このようにファイル名やフォルダ名が表示されているので理路整然として分かりやすいですよね。
しかし、紙媒体での作業となると机上に書類が散乱。
クリアファイルに入れて平積みにして大まかな塊にして混ざらないようにし、その場で行っている仕事は円滑に進める事が出来ます。
しかし、それを書類受けに入れた後が大変。数日後に「どこだったっけ？」と探す時に１枚１枚ファイルのページを辿っていくのは骨が折れるのです。
コクヨのホームページに載っているデータによると、
書類を探す時間は なんと1日に約20分
だそうです。
そこでKaTaSu(カタス)[スポンサーリンク：Amazon]っていうクリアフォルダーを導入しました。
クリアフォルダーの書類を入れる側の長辺に、ピョコッと約２㎝×約４㎝ぐらいの透明な耳が付いているのです。
その耳の所に付箋を貼って綴じ込み出来るものだから、付箋に「プレゼン下書き」「価格一覧」「申込書の控え」とか書いてあれば書類棚でサッと見付けられるのです。
これにより書類を探す時間が劇的に減り、時間の余裕が出来た事により仕事や作業に専念出来て嬉しい。存在する書類の種類を把握しやすいため、要不要の取捨選択もしやすくなりました。
KaTaSuのクリアファイルを立てておく厚紙製の箱が有り、取っ手が付いているので社内を持って歩くのも便利。社外に持って行く時はKatasuのクリアファイルを数枚入れれる透明なフォルダ(グルーピングフォルダー)ってのも有って便利なのです。
KaTaSuを使ってみた事により、今までの書類整理では探す時間が勿体なかったと痛感しました。
KaTaSu(カタス)の具体的な使用例
たとえば私は現在進行系で走っている案件はKaTasu(カタス)で運用しております。
一段落したら書類受けトレーに入れてしまい、ほぼ使わなくなったら書庫へ、そして数年後に廃棄としております。
たとえば、こちらの写真は出張準備用の書類です。
ノート、パンフレット、価格表、交通、議事録など、付箋に内容物を書いてあります。
付箋が貼ってあるクリアファイルが存在する事により、ノートが入って居なかったりパンフレットの残りが少なかったりすると、補充しなきゃと分かります。付箋が無ければノートやパンフレットの存在自体がすっかり頭から抜け落ちていた時に忘れ物してしまいます(私だけかもしれませんが)。
「交通」という付箋が有るのは、出張の行き先をプリントアウトしたら直ぐに入れておく事により「しまった、プリントアウトしたのに会社の机上に忘れてきた」という失敗を防ぐ事が出来るのです。
普段は厚紙で出来たKaTaSuの収納ボックス(取っ手付 ブルーフ)に立てて入れて有ります。
色は青、白、黄緑、灰色、赤と5色有ります。
この収納ボックス(取っ手付 ブルーフ)には取っ手が付いているので、社内で簡単に持ち運べます。
出張の時は、先ず収納ボックス(取っ手付 ブルーフ)からクリアフォルダを取り出します。
そして持ち運び用のフォルダ(グルーピングフォルダ)に入れ込みます。
その持ち運び用のフォルダ(グルーピングフォルダ)は容量が大きく、最大３センチほど束ねたクリアフォルダも収納できます。マチ部分が15mmのものと30mmのものが有ります。私は15mmを使用しておりますが、大は小を兼ねるという事で30mmの方が良いかもと思い始めました。これに入れれば自分の愛用カバンで持ち運びしやすいです。
余談ですが、持ち運び用のフォルダの他に、KaTaSu用の布カバンも出ております。布カバンを使った事が無いので画像をみた想像ですが、ノートパソコンの収納ケースみたいな感じです。しかも上部半分のファスナーを開けてひっくり返すと、机上に立つ様子。
そして今、何となくAmazonを見ていたらKaTaSuのクリヤーフォルダーファイルという商品を発見。KaTaSuのクリアフォルダー(クリヤーフォルダー)を、本のようにファイリング・綴じる事が出来る商品みたいです。8色ほどあるみたいです。 さっそく今から買ってみて、後日こちらの記事内に使い心地を追記します。
KaTaSu(カタス)ですが、微々たる弱点も有ります
こんなステキなKaTaSuですが、残念ながら弱点も有ります。
1.付箋に内容物を書いて貼るのが面倒
2.付箋が剥がれてスポンと抜け落ちる
1.付箋に内容物を書いて貼るのが面倒
これは、使い手側の手間の問題。
書いて貼る。ただこれだけの作業が最初は面倒。
しかし6ヶ月も使っていると分かってきました。
面倒だと思う書類は大して重要じゃない。
だから「その他」という付箋を貼ってあるクリアフォルダにポンポンと入れ込めば良い。
このように「この書類は、わざわざ付箋に書いて貼る必要が有るものだろうか？」と自問自答する習慣が身につきました。
2.付箋が剥がれてスポンと抜け落ちる
湿度が高い所で付箋が剥がれてスポンと下に抜け落ちてしまうのです。
もう、梅雨の時期は大変でして。朝、出社したらボロボロと収納ボックス周辺に付箋が落ちてしまっていました。
これは不味いと強粘着タイプの付箋を買って完了。当時(梅雨の時)、Amazonとアスクルにはコクヨの強粘着タイプが無かったので別メーカーのを購入。他社製品の付箋もKaTaSuのクリアフォルダにバッチリとフィットしましたよ。
いかがでしたでしょうか？
私の評価・おすすめ・口コミ文章が何かの参考になりますと幸いです。
この他にも便利なコトをこちらのページ『便利なコト』にまとめて有ります。宜しければご覧ください。
